1. Zgłoszenie i opiekun:
- Kandydat na helpera musi zostać wprowadzony przez jednego ze stałych członków ekipy lub starszych helperów, który staje się jego bezpośrednim opiekunem.
- Opiekun odpowiada za wdrożenie świeżaka, tłumaczy zasady i jest dla niego pierwszym kontaktem na wydarzeniach.
2. Okres próbny (2–3 wydarzenia):
- Każdy nowy pomocnik przechodzi okres próbny trwający od 2 do 3 imprez.
- Podczas okresu próbnego świeżak uczy się organizacji stanowisk, pomaga przy noszeniu i podłączaniu sprzętu oraz poznaje ekipę.
- Na tym etapie kandydat nie otrzymuje jeszcze stałego identyfikatora ekipy.
3. Zatwierdzenie i stały identyfikator:
- Po odbyciu okresu próbnego opiekun wystawia kandydatowi opinię na spotkaniu organizacyjnym.
- Ostateczną decyzję o wpisaniu na oficjalną listę stałych helperów i wydaniu identyfikatora podejmuje Rada wraz z Zarządem.
4. Nowa struktura organizacyjna (od stycznia 2027 r.):
- Od stycznia 2027 roku wprowadzona zostanie zmiana w systemie organizacyjnym ekipy.
- Spośród starszych helperów wyłoniony zostanie Koordynator Helperów, którego głównym zadaniem będzie bieżące utrzymanie porządku wśród pomocników, nadzór organizacyjny na sali oraz wsparcie w procesie wdrażania nowych osób.