Koordynator i organizacja ekipy:
- bieżące funkcjonowanie pomocników nadzoruje Koordynator Helperów, wyłoniony ze starszego składu.
- Zadaniem Koordynatora jest utrzymanie sprawnego szeregu pomocników, przydzielanie zadań przy przygotowaniu sali, zbieranie zgłoszeń obecności, rozwiązywanie bieżących problemów organizacyjnych na miejscu oraz współpraca z Zarządem ekipy.
- Decyzje organizacyjne Koordynatora na sali są wiążące dla wszystkich helperów.
Dyspozycyjność i obecność:
- Udział w wydarzeniu potwierdzamy z wyprzedzeniem, ewentualnie zgłaszacie się w trakcie samej imprezy, jeśli macie wolne ręce i chęć do pomocy.
- Wszelkie spóźnienia, nagłą niedyspozycję lub potrzebę wcześniejszego wyjścia rzućcie na komunikatorze. Jak sami nie możecie napisać – poproście kolegę z ekipy, żeby przekazał informację dalej, tak aby góra wiedziała, na czym stoi.
- Pomagamy sobie nawzajem aż do spakowania ostatniego kabla. Jeśli wypadnie Ci coś pilnego i musisz się wcześniej zawinąć – daj znać. Cenimy wzajemny szacunek i informowanie się nawzajem, zamiast znikania po angielsku.
Identyfikator i przerwy:
- Podczas działania na sali helperzy (przynajmniej ci starsi stażem, którzy już go odebrali) noszą identyfikator na widoku.
- Starszy helper (z identyfikatorem): po prostu zdejmuje identyfikator – to automatyczny znak, że ma przerwę i odpoczywa.
- Junior (okres próbny, bez identyfikatora):
- Daje znać ekipie, że idzie na przerwę złapać oddech / coś zjeść.
- Jeśli ktoś z gości podejdzie do ciebie z pytaniem lub problemem przy stanowisku, junior po prostu krótko informuje: „Mam teraz przerwę, ale podejdź proszę do kolegi z identyfikatorem / tamtego stanowiska, na pewno Ci pomoże”.
Granie na sprzęcie:
- Na służbie (z identyfikatorem): grasz wyłącznie w momentach luźniejszego ruchu na sali, nie blokując stanowisk odwiedzającym i nie olewając bieżących zadań.
- Na przerwie (bez identyfikatora): ładujesz baterie na własnych zasadach. Możesz normalnie pograć na stanowiskach jak każdy uczestnik – wtedy odpoczywasz i nikt Ci głowy nie zawraca.
BHP stanowisk i szacunek do sprzętu:
- Sprzęt (komputery, monitory, konsole) traktujemy ostrożnie i z głową przy noszeniu, podłączaniu i pakowaniu.
- Ciągi komunikacyjne muszą pozostać wolne: kategoryczny zakaz rozkładania prywatnych rzeczy, toreb, kartonów czy zabawek w przejściach dla odwiedzających oraz w okolicach okablowania zasilającego. Nikt nie może się potykać ani wyrywać wtyczek.
Priorytety na sali:
- Podczas trwania wydarzenia helper skupia się na odwiedzających: pilnuje porządku przy stanowiskach, pomaga graczom i ogarnia drobne usterki techniczne.
Komunikacja i rozwiązywanie problemów:
- Na czatach i przy przygotowaniach trzymamy dojrzały, rzeczowy poziom. Ważne tematy organizacyjne traktujemy poważnie, bez obracania wszystkiego w żarty.
- Wszelkie uwagi lub spory na sali rozwiązujemy od ręki u Koordynatora Helperów lub swojego opiekuna. Jeśli go nie ma w pobliżu lub wyznaczonego – bezpośrednio u Zarządu, bez siania zamieszania przy ludziach.
Kolekcjoner (Wystawca Własnego Sprzętu)
Osoby posiadające identyfikator lub status z grupy Helperów, które skupiają się na prezentowaniu własnych zbiorów, mogą funkcjonować w strukturze wyłącznie jako Kolekcjoner.
- Nadawanie statusu i powrót do czynnej służby:
- Status Kolekcjonera może zostać nadany wyłącznie przez Zarząd lub Koordynatora Helperów.
- Powrót ze statusu Kolekcjonera do grona czynnych, pełnoprawnych Helperów jest możliwy po ponownym przejściu procesu rekrutacyjnego (okres próbny na wydarzeniach) lub na drodze indywidualnego porozumienia i decyzji Koordynatora oraz Zarządu/Rady.
- Nadzór i koordynacja na wydarzeniach:
- Kolekcjoner podlega bezpośrednio pod Koordynatora Helperów.
- Wniesienie i rozstawienie prywatnego sprzętu wymaga wcześniejszego zgłoszenia oraz zgody Koordynatora (weryfikacja dostępnego miejsca oraz zgodności z tematyką wydarzenia). Samowolne rozkładanie stanowisk jest zabronione.
- Koordynator wyznacza przestrzeń na stanowisko i odbiera je technicznie przed otwarciem sali dla gości.
- Obszar i zakres działań:
- Aktywność Kolekcjonera jest ograniczona wyłącznie do powierzonego mu stanowiska wystawowego.
- Dba o bezpieczeństwo sprzętu, graczy oraz płynność zabawy przy swoich urządzeniach.
- Nie ingeruje w pracę pozostałych stref ani w zadania innych pomocników, chyba że Koordynator wyraźnie poprosi o wsparcie.
- Chęć opuszczenia stanowiska (przerwa, posiłek) wymaga uprzedniego powiadomienia Koordynatora w celu ustalenia ewentualnego zastępstwa z grona helperów.
- Odpowiedzialność za sprzęt (Zasada 100%):
- Sprzęt prywatny: Kolekcjoner sam odpowiada za stan, sprawność oraz zabezpieczenie wnoszonych przez siebie rzeczy.
- Sprzęt powierzony przez Retro Wariaci: Wszelki sprzęt użyczony przez grupę (monitory, okablowanie, listwy zasilające) objęty jest 100% odpowiedzialnością materialną Kolekcjonera. Wszelkie szkody wynikające z zaniedbania obciążają wystawcę, a sprzęt musi wrócić do magazynu w nienaruszonym stanie.